Unser Umgang mit KI
KI beschleunigt und verbessert unsere Beratung
KI muss in eine exzellente Expertise eingebettet sein, sonst wird es riskant.
KI beschleunigt und verbessert dieklassische Beratung, ermöglicht uns eine hocheffiziente Recherche und erweitert unsere Argumente
KI Quellenrisiko
KI verarbeitet Quellen. Das immanente Risiko besteht in der Verlässlichkeit dieser Quellen (Source Risk). Sie können veraltet sein, sich widersprechen oder selbst auf unzuverlässigen Unterquellen beruhen: eine Kaskade der Quellenrisiken.
KI Halluzinationsrisiko
KI lernt und trainiert sich auch selbst. So können sich „generative Halluzinationen“ als vermeintliche Lösung „einschleichen“ (Hallucination Risk).
KI Biasrisiko
Es kann zu Verzerrungen (Bias) durch bevorzugte Gewichtungen und Tendenzen im Algorithmus kommen (Bias Risk).
Ein nicht erkanntes Quellen-, Halluzinations-
oder Biasrisiko kann zu fatalen Fehleinschätzungen führen.
Wir verantworten jedes KI-Ergebnis persönlich
Aus diesen Gründen beurteilen, überarbeiten, berichtigen und verantworten wir jedes KI-Ergebnis persönlich. Wir validieren das Ergebnis mit den originären Rechtsquellen, Schriften und Kommentaren.
KI kann uns nicht ersetzen
KI kann uns (noch) nicht ersetzen, da wir das unvermeidbare Quellen-, Halluzinations- und Biasrisiko eliminieren müssen.
Bei Einsatz von KI müssen wir das Recht, die Grundprinzipien und die Intentionen der Gesetzgeber umso besser verstehen und souverän beherrschen.
Wir nutzenalle Vorteile der KI bei der Recherche
Wir recherchieren mit KI, gehen aber keine KI-Restrisiken ein.
Zunächst nutzen wir KI bei der Recherche frei verfügbarer Informationen. Wir entscheiden dann, ob wir unmittelbar auf die im Internet veröffentlichten Gesetze, Verordnungen, Anwendungserlasse, BMF-Schreiben oder ähnliche zuverlässige Quellen zugreifen und/oder die KI-Chatbots nutzen, die Fachdatenbanken wie Haufe und Dr. Otto Schmidt/C.F. Müller in ihre Produkte einbinden. Wir prüfen auch die Quellen der Datenbank-Chatbots, da diese die immanenten Quellen-, Halluzinations- und Biasrisiken zwar eindämmen aber nicht ausschließen. Wir wollen kein KI-Restrisiko eingehen. Das macht unser Rechercheergebnis rechtssicher.
Wir bereiten Daten mit KI auf
Mit KI bereiten wir Daten auf und werten
sie für unsere Zwecke aus
Unterlagen und Daten bereiten wir mit GPT-4o von OpenAI oder vergleichbaren Generative Large Language Models (LLM) auf. Wir erzeugen die von uns benötigten Auswertungen in Form von Texten, Übersetzungen, Grafiken, Tabellen, Audios oder Berechnungen. Wir sparen so Ressourcen für den wichtigen Content.
Wir nutzen Google Workspace + Gemini
Wir arbeiten in unserem Workspace mit KI
Bei unseren Leistungsprozessen, der internen und externen Kommunikation und der Dokumentation setzen wir auch den Google Workspace ein mit den Anwendungen Drive/Meet/Chat/Docs/Sheets/Calendar und Gmail.
Wir arbeiten in unserem Workspace mit KI
Bei unseren Leistungsprozessen, der internen und externen Kommunikation und der Dokumentation setzen wir auch den Google Workspace ein mit den Anwendungen Drive/Meet/Chat/Docs/Sheets/Calendar und Gmail.
Unsere Buchungs- und Payroll-Software setzt KI ein
Unsere Steuerberatersoftware setzt KI
hauptsächlich beim automatisierten Buchen digitaler Belege und elektronischer Ein- und Ausgangsrechnungen und als Informations-
Chatbot im Segment Payroll ein. Wir prüfen jeden KI Buchungsvorschlag und jedes Chatbotergebnis.
Wir beachten das KI-Gesetz der EU
Alle KI-Tools setzen wir konform zum EU AI Act
vom 21.05.2024 ein. Wir nutzen keine verbotenen oder hochriskanten KI-Tools (Art. 5, Anhang III).
https://artificialintelligenceact.eu/de/ai-act-explorer/
Wir tauschen uns regelmäßig über den Umgang mit KI aus
Wir trainieren systematisch den Umgang mit KI
Wir definieren uns – wie die KI – als „selbstlernenden Organismus“. Wir diskutieren regelmäßig unsere Erfahrungen, den effizientesten Einsatz und das optimale Prompten: laufendes Training zum Leistungsaufbau und Leistungserhalt. Wir ergänzen die „Künstliche Intelligenz“ mit unserer „Schwarmintelligenz“.
Wir wollen als Crew das Optimum aus der KI herausholen und nur rechtssichere Ergebnisse erzielen.
KI fokussiert „Bekanntes“ und nicht “Neues“
KI verarbeitet Bekanntes. Wir wollen aber in der Zeitenwende neu denken und neu gestalten.
KI ist für uns ein geniales Werkzeug, das wir wegen des Quellen-, Halluzinations- und Biasrisiko unter Kontrolle halten.
KI ersetzt aber kein „Neues“ denken und gestalten.
Unser Anspruch: top performed über die KI hinaus.
Unsere Digitalisierung, Servernutzung und Einbindung externer Clouds
Cloud Lösungen sind der Standard
Business Anwendungen sehen als Standard die Cloud Lösung vor
Nahezu alle Business-Anwendungen verarbeiten Daten in einer Cloud. Die Cloudnutzung ist der Standard. Da wir die Cloud Risiken nicht beurteilen können, sind wir auf die EU-Datenschutzerklärung der Anbieter angewiesen.
Eine Digitalisierung von Prozessen ist ohne Nutzung der Anbieter Clouds nicht umsetzbar
Cloud Lösungen sind der Standard
Wir arbeiten primär auf den sicheren Servern unseres Application Service Provider (ASP) und sekundär auf eigenen Servern
Wir arbeiten auf 2 Server Ebenen. Unser ASP stellt die Steuerberatersoftware und andere Anwendungen via Internet auf seinen Servern zur Verfügung und kümmert sich um die gesamte Administration, wie Datensicherung, das Einspielen von Patches und die Nutzerbetreuung. Den gemeinsamen Mandanten-Workspace richten wir ebenfalls auf ASP-Ebene ein.
https://www.agenda-software.de/datenschutz.php
Wir setzen unsere Prozesse auf den ASP Servern um, insbesondere den wechselseitigen sicheren Datenaustausch mit Governmental Apps, wie dem ELSTER Online-Finanzamt, dem Bundeszentralamt für Steuern, dem SV-Meldeportal und dem UK/BG Portal. Die weiteren Governmental Apps Unternehmens-/Handelsregisterportal, Bundesanzeiger-Portal und Überbrückungshilfe-Portal nutzen wir sowohl lokal als auch auf ASP-Ebene.
Auf unseren eigenen Servern erledigen wir Vorarbeiten oder Anwendungen mit einem Datenaustausch in der Anbieter Cloud, die zur Sicherheit nicht auf die ASP Server zugreifen sollen, wie z.B. ecoDMS, unsere VoIP-Telefonie, Soda PDF, DeepL, MS OneDrive oder die Word/Excel Add-ins.
Wir arbeiten auch mit der Microsoft Cloud OneDrive
Bei Homeoffice, mobiler Arbeit oder Workation verwenden wir auch die Microsoft Cloud OneDrive. Wir synchronisieren die lokalen Daten des Nutzers in der Cloud, je nachdem vom Smartphone, Tablet, Notebook oder Desktop. Der Nutzer kann von jedem Ort und Medium aus weiterarbeiten, ohne sich um die Speicherung kümmern zu müssen.
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Wir setzen die Büroanwendungen von Microsoft ein, mit und ohne Cloud, und übliche PDF Apps
Wir nutzen die üblichen Büroanwendungen von Microsoft wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint – auf lokaler Ebene via Cloud, um alle Funktionalitäten wie Chat GPT für Word/Excel auszuschöpfen oder auf ASP-Ebene ohne Cloud und ohne Add-in Funktionalitäten wie Rechtschreibprüfung/Editor/KI.
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
https://www.microsoft.com/en-us/eu-declarations-compliance
Für die rechtswirksame Signierung von PDF-Files durch uns oder Mandanten nutzen wir die Cloud Adobe Software auf ASP-Ebene.
https://www.adobe.com/de/privacy/policy.html
Für erweiterte, anspruchsvolle Bearbeitungen von großen PDF-Files setzen wir auf die Cloud Lösung von Soda PDF auf lokaler Ebene.
https://www.sodapdf.com/de/datenschutz/
Wir verwenden Cloud Übersetzungssoftware lokal
Für hochwertige rechts- und vertragssichere Übersetzungen greifen wir lokal auf DeepL Pro und DeepL Write in deren Cloud zurück. In der Bezahlversion setzt DeepL alle datenrechtlichen Anforderungen um.
https://www.deepl.com/de/privacy#section_11
Bei Simultanübersetzungen von Gesprächen kommt der Vasco Translator V4 im Cloudmodus zum Einsatz, der ebenfalls den Datenschutz gewährleistet.
https://vasco-electronics.de/datenschutzerklarung
Wir digitalisieren Gesprächsprotokolle
Für das Protokoll von Besprechungen setzen wir bei Bedarf „Speech-2-Text“ Cloud Technologie ein
Bei längeren Meetings und umfangreicher beratungsrelevanter Kommunikation setzen wir bei Bedarf Google Cloud Speech oder Apple iOS 18 für das Protokoll ein.
Die Beteiligten müssen dem „Speech-2-Text“ zustimmen und das KI-Protokoll genehmigen.
Wir beachten Ihre Vorgaben zum Datenschutz
Bei persönlichen Daten nutzen wir Non-
governmental Apps nur mit Ihrer Erlaubnis
Die Steueranwendungen unseres Providers, das Elster-Portal der Finanzverwaltung und die anderen „Governmental“ Portale sind sichere Anwendungen. Es braucht keine ausdrückliche Freischaltung durch Sie.
Die Google und Microsoft Cloud Anwendungen entsprechen dem EU-Datenschutz, wenn entsprechende Einstellungen vorgenommen werden.
https://policies.google.com/terms?hl=de
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Google hat erst nach Anpassungen an den europäischen Datenschutz Gemini offiziell für Deutschland freigegeben. Google betont, dass Gemini noch in der Entwicklung ist (Stand Q2 2024).
OpenAI verwendet beim GPT-4o Datentransfer in die USA noch nicht die Datenschutzstandards der EU wie etwa Gemini (Stand Q2 2024).
Alle anderen Non-governmental Apps können eine Datenschutzerklärung nach den EU-Standards vorweisen.
GDPR (gdpr-info.eu)
DSGVO (dsgvo-gesetz.de)
Bei persönlichen Daten nutzen wir “Non-governmental Apps“ nur mit Ihrer ausdrücklichen, schriftlichen und jederzeit widerrufbaren Erlaubnis, auch wenn eine EU-Datenschutzerklärung vorliegt.
Ja, ich will.
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